ContohPercakapan Telemarketing. Marketing : Assalamualaikum Pak, nama saya Harahap dari Bank Kósngosan ingin meminta waktunya sebentar untuk menawarkan produk Asuransi Kosngosan yang bermanfaat untuk bisnis bapak. Konsumen : Ya silahkan saja, tapi jangan lama lama ya, saya ada meeting setengah jam lagi. Marketing : Baik bapak. 1 pesawat telepon 2. kalender meja 3. jam dinding 4. alat tulis 5. lembar pesan telepon ( LPT ) 6. daftar nomor telepon ekstention internal 7. buku daftar telepon masuk 2. Outgoing Calls (Melakukan panggilan) Persiapan dalam melakukan panggilan melalui telepon yaitu : Persiapkan nomor telepon yang akan dihubungi PABXdan Cara Kerjanya - PABX atau PBX atau Private Automatic Branch Exchange adalah perangkat penyambungan komunikasi telepon atau interpon/intercom yang terletak di sisi pelanggan, misalnya di gedung-gedung perkantoran yang memerlukan percabangan satuan sambungan telepon.Secara umum perangkat PABX terhubung ke penyedia layanan telekomunikasi publik, seperti PT Telkom. Tugasresepsionis adalah menerima dan meneruskan telepon tersebut ke pihak terkait; Mencatat Telepon Masuk Resepsionis bertugas untuk mencatat semua panggilan telepon yang masuk ke kantor, termasuk pesan atau keluhan yang disampaikan oleh si penelepon. Tugas ini memang terlihat sepele, tapi data-data telepon seperti ini bisa berguna bagi . Conversation at hotel handling reservation by phone Jaman kini, melakukan pemesanan atau reservasi kamar hotel sudah dipermudah. Anda tidak perlu lagi harus datang langsung ke hotel yang ingin Anda tempati. Sekarang Anda sudah bisa memesan kamar hotel hanya dengan melalui telepon atau bahkan internet. Perlu diketahui bahwa pemesanan melalui telepon pastinya akan memerlukan percakapan dua pihak antara pihak resepsionis hotel dan sebagai tamu. Terkadang pihak hotel pun suka dibuat kesulitan oleh tamu terutama tamu orang asing yang hanya bisa berbahasa Inggris. Dalam bahasa Inggris, pertanyaan dan jawaban yang diberikan kurang lebih akan sama dengan pemesanan kamar dalam bahasa Indonesia. Untuk lebih lengkapnya, mari kita lihat contoh percakapan menangani reservasi kamar lewat telepon berikut ini. Resepsionis JW Marriot Hotel. How can we help you today? Hotel JW Marriot. Ada yang bisa kami bantu untuk Anda hari ini? Tamu Good afternoon. I would like to book a room for today, please. Selamat siang. Saya ingin memesan satu kamar untuk hari ini, tolong. Resepsionis I am sorry to inform you, sir. But I am afraid that we have been fully booked for today. Would you probably like to book for tomorrow instead? Saya sangat menyayangkan untuk menginformasikan Anda, Tuan. Namun sayangnya kamar kami sudah dipesan semua untuk hari ini. Apakah Anda mungkin ingin memesan kamar untuk besok sebagai gantinya? Tamu I need a room for today. Is there nothing you can do to give me a room? I would pay any amount you ask. Saya membutuhkan kamar untuk hari ini. Apakah tidak ada yang bisa Anda lakukan untuk memberikan saya kamar? Saya bersedia membayar berapapun yang Anda minta. Resepsionis At the moment there is nothing I can do about it, Sir. But if you want, we could arrange so that your name would be on the waiting list in case there’s another guest that cancelled their booking. Untuk saat ini tidak ada yang bisa saya lakukan, Tuan. Namun jika Anda ingin, kami bisa mengurus agar nama Anda berada dalam daftar tunggu jika saja ada tamu lain yang membatalkan pemesanannya. Tamu But then I would have to wait until last minute. When is your check in time? Namun kalau begitu saya harus menunggu hingga batas waktu. Kapan waktu check in-nya? Resepsionis Our guests could check-in from 2 PM until 5 PM, sir. Tamu kami bisa melakukan check in sejak pukul 2 siang hingga 5 sore, Tuan. Tamu So then I would have to wait until 5 PM to make sure if I got a room or not. What am I supposed to do until then? Became a homeless person? Jadi kalau begitu saya akan harus menunggu hingga pukul 5 sore untuk memastikan apakah saya mendapatkan kamar atau tidak. Apa yang harus saya lakukan hingga pukul sekian? Menjadi tunawisma? Resepsionis If you’d like, we could recommend you some place near here that you could go to while you wait. There’s a spa, mall, or maybe if you want something more healthy, a swimming pool. Jika Anda ingin, kami bisa merekomendasikan beberapa tempat di dekat sini yang bisa Anda kunjungi sementara Anda menunggu. Ada spa, mall, atau mungkin jika Anda ingin sesuatu yang lebih sehat, kolam renang. Tamu Well I guess there is no other choice that I have. Put me on the waiting list, then. Kalau begitu saya rasa tidak ada pilihan lain yang saya miliki. Kalau begitu, masukan saya dalam daftar tunggunya. Resepsionis Very well, Sir. Under what name would you like to book? Baiklah, Tuan. Atas nama siapa Anda ingin memesannya? Tamu John Smith. My number is +12 766 8675. Atas nama John Smith. Nomor telepon saya +12 766 8675 Resepsionis I have wrote down your information and I will inform you as soon as possible if there’s a vacant room. Thank you for your patience, Sir. Saya sudah menuliskan informasi Anda dan saya akan informasikan secepatnya jika ada kamar yang kosong. Terima kasih atas kesabaran Anda, Tuan. Tamu Okay. Thank you. Baiklah, Terima kasih. Itulah dia contoh percakapan dalam menangani pemesanan atau reservasi kamar hotel. Memang terkadang tamu hotel bisa memiliki banyak keinginan yang sulit untuk dipenuhi. Namun, sebagai karyawan hotel yang baik, tentu harus berusaha sebisa mungkin dalam memuaskan para tamu. Semoga dapat membantu dalam pelajaran bahasa Inggris yang lebih mendalam. Etika menerima telepon di hotel harus dipahami, apalagi bagi kamu yang bekerja sebagai staff depan atau front office, khususunya sebagai operator telepone. Operator adalah salah satu seksi yang ada pada Front Office Departemen yang mempunyai kedudukan yang sama dengan petugas informasi, penerima tamu, pemesanan kamar, pelayanan barang dan kasir kantor depan. Sarana telepon merupakan kunci utama sebagai penunjang bisnis terutama di dunia perhotelan. Oleh karena itu, penanganan sistem dan layanan komunikasi di hotel dilakukan oleh seksi khusus yang dikenal dengan operator telepon. Seorang telepone operator harus mampu menjunjung tinggi citra perusahaan dan memberikan konstribusi dalam meningkatkan citra hotel di mata tamu. The guest impression dapat dimulai dari percakapan lewat telepon. Terlebih saat ini hanya melalui telepon, operator hotel juga menjalankan tugas reservasi, upselling, dan sekaligus pemandu untuk berbagai informasi tertentu yang diarahkan untuk terjadinya suatu transaksi. Jadi tidak hanya pasif menerima telepon dan menyambungkan saja. Kualifikasi Telpone Operator Perkembangan tugas telepon operator sangatlah penting guna menjaga efisiensi perusahaan sehingga pengeluaran dapat diperkecil. Melihat hal tersebut maka kualifikasi telepon operator juga harus ditingkatkan agar mampu melaksanakan tugas dengan baik. Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang telepon operator adalah Terampil dalam mengoperasikan alat. Terampil dalam berbicara/berkomunikasi. Terampil dalam berbagai bahasa Indonesia dan Inggris. Terampil dalam memberikan informasi yang dibutuhkan. Selain hal di atas, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan oleh seorang telepon operator, diantaranya adalah International spelling board harus diseragamkan menurut aturan yang berlaku. Harus mempunyai daftar telepon penting, seperti Bank, Restaurant, Travel Agent, Rumah Sakit , Taxi, Airport, Hotel, Tempat wisata, dll. Terdapat juga Air – Flight Schedule Book Internasional dan Domestik, jadwal keberangkatan kereta api, bus dll. Tugas umum Telepon Operator Layanan Operator Telepon setiap department di hotel memiliki tugas masing-masing, selain bertugas memberikan layanan kepada tamu sesuai dengan aturan masing-masing department. Tugas umum telepone operator adalah Menangani dan menjawab sambungan telepon masuk. Menangani panggilan telepon keluar. Memberikan layanan pengiriman dan penerimaan faksimili. Memberikan layanan akses internet. Memberikan layanan bangun pagi. Memberikan layanan informasi. Memberikan layanan komunikasi di dalam hotel/House Call. Menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon/emergency call. Menangani panggilan pesanan di hotel dan pengaturan parkir kendaraan melalui pengeras suara. Teknik Komunikasi Melalui Telepon di Hotel Cara Menerima Telpone Saat pertama mengangkat telepon ucapkanlah salam. “Good morning, noon/evening. Room Service speaking, may I help you, Sir/Mam?” Jawab Dengan Segera Usahakan untuk mengangkat gagang telepon sebelum dering kedua, dan jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali. Konsentrasi Pada Percakapan Pusatkan perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak tenjadi kesalahan. Tamu tidak mau tahu apakah kita sedang sibuk atau tidak, karena teleponnya sangat penting. Cara yang terbaik adalah pusatkan perhatian pada pembicara/tamu, janganlah menjawab sambil berbicara dengan teman pada waktu melaksanakan tugas. Berbicara Dengan Jelas Berbicara secara jelas, dalam mulut seperti menggigit sebuah pensiI, dan lain-lain. Jangan Terburu-buru Bila menjawab telpon dari tamu, jangan terburu-buru sehingga terdengar oleh tamu seperti orang sedang bergumam. Tamu juga akan merasa diburu-buru dan hal ini akan menyinggung perasaan. Berbicara Dengan Nada yang Menyenangkan Salah satu etika menerima telpon di hotel harus menggunakan nada yang menyenangkan, jangan sampai ada nada kesal atau berteriak. Hal ini akan membuat tamu merasa tidak nyaman. Panggil tamu dengan Nama Usahakan saat memanggil tamu dengan menyebut namanya, bila kita sudah mengetahuinya. Hal ini sangat penting sebagai penghargaan kepada tamu yang akan atau sedang menginap di hotel. Siap Membantu Kebutuhan Tamu Sebagai telpone operator kita harus selalu siap membantu memberikan informasi bila ada tamu yang menginginkan penjelasan yang belum diketahuinya. Meminta Maaf Saat Terjadi Kesalahan dan Bila Ada Penundaan Segera melakukan panggilan pada tamu yang memesan bila terjadi kesalahan atau keterlambatan dalam pengiriman makanan atau minuman yang dipesan. Ucapkan Terimakasih Diujung Percakapan Setelah tamu selesai melakukan telpone, etika menerima telpone di hotel yang harus wajib dilakukan adalah segera menucapkan terima kasih dengan rasa senang hati dan siap membantu bila ada keperluan lain yang dibutuhkan. Letakkanlah gagang telepon setelah tamu meletakkan gagang teleponnya lebih dahulu. Ini adalah beberapa catatan etika menerima telpone di hotel yang wajib dilaksanakan dengan semaksimal mungkin, jika memungkinkan lakukanlah dengan sesempourna mungkin. Hal ini akan menambah citra baik di mata calon pengunjung atau tamu yang sudah memesan kamar di hotel. Jenis-Jenis Sambungan TeleponJenis-Jenis Sambungan Telepon. Bertelepon adalah mengadakan komunikasi dari suatu tempat ke tempat lain untuk menyampaikan isi hatinya kepada orang lain, atau menyampaikan suatu informasi kepada orang lain, dengan tanpa melihat antara satu sama lain. Komunikasi melalui sambungan telepon ini bisa dilakukan oleh siapa pun, baik itu perorangann maupun suatu instansi atau perusahaan. Begitu juga dengan halnya sebuah hotel. Komunikasi melalui sambungan telepon ini yang terjadi di hotel melibatkan banyak pihak, seperti tamu, karyawan, rakanan usaha, menejemen, dan operator baik nasional maupun internasional. Dalam melakukan komunikasi melaui sambungan telepon ini, dilakukan dalam suatu jarak tetentu. Jarak-jarak ini bisa terjadi antar negara, antar wilayah, antar pulau, antar kota atau bahkan antar rumah. Jenis-Jenis Sambungan Telepon di HotelUntuk melakukan panggilan yang berbeda tempat, terdapat kode penghubungnya. Dan dibedakan menjadi beberapa jenis-jenis sambungan telepon. Berikut ini akan dijelaskan mengenai jenis-jenis sambungan sebelum itu mari kita telaah, apa sih pengertian hubungan telepon, atau biasa disebut juga sambungan Hubungan TeleponHubungan telepon atau umumnya disebut sambungan telepon adalah suatu cara yang dilakukan untuk melakukan suatu interaksi atau hubungan jarak jauh yang dimana bertujuan untuk menyampaikan pesan atau suatu informasi kepada seseorang dengan perantara alat elekttronik atau yang biasa kita kenal dengan melakukan hubungan telepon atau sambungan telepon, tentu memerlukan suatu alat yaitu telepon. Tidak seperti dulu, jenis-jenis telepon telah mengalami perklembangan yang sekarang tidak hanya digunakan untuk melakukan panggilan telepon, tetapi juga dapat digunakan untuk hal yang lain, seperti mengirim pesan dan mengakses internet. Alat tersebut sekarang sudah berkembang menjadi mengetaui lebih dalam lagi tentang jenis-jenis sambungan telepon, kamu juga harus tau apa saja jenis-jenis telepon. Baca Juga Contoh Percakapan Telephone Operator Hotel, Bahasa Inggris dan TerjemahanJenis-Jenis TeleponJenis-Jenis Sambungan TeleponBerikut ini adalah jenis-jenis telepon yang masih digunakan sampai saat ini dalam melakukan suatu sambungan telepon. Yuk simak !1. Telepon kabel. Jenis telepon yang satu ini tentu sudah dapar kalian bayangkan. Telepon kabel adalah telepon yang hanya bisa digunakan untuk melakukan sambungan telepon saja dan tentunya masih menggunakan tenaga listrik dengan cara dicolokan menggunakan kabel ke sumber Telepon IP internet protocolSesuai dengan namanya, jenis telepon yang satu ini menggunakan internet protocol atau IP dalam pengoprasiannya. Telepon jenis ini tidak hanya bisa digunakan untuk melakukan sambungan telepon, tetapi juga dapat digunakan untuk mengirim fax, atau video. Telepon IP sendiri sangat melekat dengan yang namanya VoIP Voice over Internet Protocol, yaitu teknologi yang memungkinkan melakukan komunikasi suara jarak jauh secara langsung dengan mengubah bentuk suara menjadi data digital dan dikirimkan melalui paket-paket data secara real Telepon selulerJenis telepon yang terakhir ini tentu sudah banyak yang punya kan. Jenis telepon yang satu ini sangat berkembang pesat. Telepon seluler biasa disebut juga dengan smartphone. Tidak hanya digunakan untuk melakukan sambungan telepon, tetapi juga smartphone juga biasanya digunakan untuk kegiatan multimedia mengetahui tentang pengertian dari hubungan telepon serta jenis-jenis telepon, sekarang saatnya kita mengenal tentang jenis-jenis sambungan telepon. Cusss! Baca Juga Peralatan dan Formulir Tekephone Operator HotelJenis-Jenis Sambungan TeleponTugas utama dari seorang Telepon Operator adalah menerima dan menyambungkan saluran telepon. Jenis-jenis sambungan telepon yang umumnya berlaku di hotel dapat dibedakan menjadi empat jenis sambungan, yaitu 1. Sambungan Antar Departemen Atau Antar SectionSambungan jenis ini adalah semua hubungan telepon yang berlangsung dilingkungan hotel atau perusahaan, baik itu terjadi dari satu departemen ke departemen lain atau dari satu ekstensi ke ekstensi lain oleh karyawan atau tamu yang menginap di Sambungan Lokal Local CallSambungan lokal adalah sambungan yang terjadi dalam satu kota atau daerah yang kode wilayahnya sama. Sambungan telepon ini biasanya sering dilakukan oleh para karyawan atau tamu. Terhadap sambungan ini, biasanya tidak dipungut Sambungan Interlokal Interlocal CallSambungan interlokal adalah sambugan yang dikalukan dari kota ke kota lain atau dari pulau ke pulau lain yang kode wilayahnya berbeda namun dalam suatu batas wilayah negara, dengan rumus kode 4. Sambungan Internasional International CallSambungan internasional adalah sambungan jarak jauh SLJU yang dilakukan dari satu negara ke negara lain. Sambungan ini bisa dilakukan langsung dari kamar tamu atau memnita bantuan ke telepon operator yang sedang bertugas untuk menyambungkan sambungan tersebut. Dengan rumus kode Selain jenis sambungan telepon tersebut, ada pula yang membedakan jenis-jenis sambungan telepon, seperti berikut Person To Person Call Jenis sambungan ini dalah percakapan telepon yang dilakukan dari orang tertentu kepada orang tertentu To Stasion Call adalah permintaan sambungan telepon lewat nomer tertentu tampa menyebutkan orang yang Call Permintaan sambungan telepon yang pembayaran pulsanya ditanggung oleh orang menerima teleponTool Free Call Sambungan telepon luar negeri atau dalam negeri lewat system pelayanan otomatis yang biayanya dibebankan pada orang yang dipanggil. Nomor toll free call diedarkan secara umum kepada siapa saja yang membutuhkan, yang biasanya dalam bidang Time Call Permintaan sambungan telepon yang waktunya ditentukan oleh pemanggil dengan persetujuan petugas telepon operator wajib mengetahui tentang jenis-jenis sambungan telepon. Karena apabila kita akan melakukan panggilan ke suatu daerah atau bahkan negara yang memeliki kode wilahnya berbeda memerlukan pengetahuan mengenai kode kode wilayah dan jenis sambunga telepon. Jika kita tidak memasuklan kode wilayahnya sebelum melakukan sambungan telepon, panggilan itu tidak dapat terhubung ke orang yang dituju. Oleh karana itu, penting bagi seorang telepon operator mengetahui mengenai jenis-jenis sambungan telepon beserta kode-kode wilayahnya, demi membeikan pelayanan yang maksimal kepada aku rasa cukup penjelasan tentang jenis-jenis sambungan telepon pada artikel kali ini. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya. – Tata Cara dalam menangani telepon masuk dan keluar harus dari bersikap yang santun efisien dan efektif karena tersebut sangat berpengaruh terhadap penilaian orang lain pada diri anda. Terdapat dua jenis penagnagan dalam telpon yang dapat dibedakan Berikut merupakan tata cara yang baik ketika ada telepon masuk dan juga keluar. 1. Respon untuk Incoming Calls Menerima Panggilan Telpon Caring Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon Commited Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi. Confident Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Considetate Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon Controlled Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan marah Creative Mampu menemukancara – cara yang baik dalam menerima telepon Contagious Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon. Terdapat istilah 7C dalam Sikap pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan Hal UMUM yang harus diperhatikan pada saat anda menerima panggilan telpon Mengangkat telepon yang anda akan gunakan berfungsi agar percakapan akan terdengar jelas Tetap tenang dan gunakan bahasa resmi, mudah dipahami, tidak mengunakan istilah-istilah sulit dan efektif dalam berbicara. Jika seorang yang dikehendaki oleh penelepon sedang berada ditempat, maka secepatnya untuk dihubungkan kepada yang ditujunya Bila panggilan telepon adalah salah sambung, maka jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung Berbahasa yang ramah, sopan, dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui cara berbicara serta nada suara yang digunakan. Hal yang KHUSUS yang perlu diperhatikan saat menerima panggilan telepon Mengunakan tangan kiri untuk mengangkat gagang telepon dan tangan kanan untuk menulis kertas berisi lembar pesan telepon LPT mengunakan alat tulis jika diperlukan. Menyampaikan salam dengan santun dan nada yang bersahabat Menanyakan identitas diri, kantor atau perusahaan serta menjelaskan identitas anda yang diperlukan oleh penelpon Mencatat hal-hal penting di lembar pesan telepon LPT agar tidak lupa jika diperlukan Bila penelepon kurang jelas, mintalah dengan santun untuk mengulang ucapan dan memberikan alasan mengapa suara tidak jelas serta jangan menyebutkan kata heh, hah, apa, karena hal tersebut tidak sopan Jika telpon tersebut adalah telpon resmi atau urusan pekerjaan usahakan berbicara dengan semangat dan jangan terlihat lesu serta malas untuk berkomunikasi Tanganilah dengan cara profesional sekalipun penelpon kurang ramah dalam bertutur kata Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan efektif serta efisien yang santun Mendengarkan dengan baik bahan pembicaraan agar tidak terlupakan saat ditanyakan kembali Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru. Ketika menerima panggilan telepon, usahakanlah berkomunikasi dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam berkomunikasi dalam telpon atau menerima telepon, yaitu suara yang dapat memberi kesan santun, ramah, menyenangkan, bersahabat dan penuh perhatian bagi penelpon. Alat-alat yang digunakan untuk mempermudah komunikasi dalam menerima telepon, yaitu 1. pesawat telepon 2. kalender meja 3. jam dinding 4. alat tulis 5. lembar pesan telepon LPT 6. daftar nomor telepon ekstention internal 7. buku daftar telepon masuk 2. Outgoing Calls Melakukan panggilan Persiapan dalam melakukan panggilan melalui telepon yaitu Persiapkan nomor telepon yang akan dihubungi Siapkan peralatan untuk menulis untuk memnudahkan siap mencatat hal yang penting Pastikan tidak ada kegiatan lain yang akan menggangu anda saat melkukan panggilan telpon Pelaksanaan dalam menelepon Memutar atau menekan nomer telepon yang akan dihubungi dengan tepat sesuai dengan yang dimaksudkan Bila ada kesalahan menelepon maka segeralah untuk minta maaf Berikan salam dan menyebutkan identitas diri sebelum ini pesan bila telah tersambung Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas yang mudah untuk di pahami Mencatat hal – hal yang penting saat mendapatkan balasan pembicaraan Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih serta salam Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara Efektif dan Efisien singkat, padat dan jelas. Artikel Terkait Tata Cara Menangani Telepon Masuk Dan Keluar, Cara Menangani Penelepon Salah Sambung, Langkah Langkah Dalam Menerima Telepon Masuk, Pengertian Telepon Keluar, Langkah Langkah Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Tata Cara Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Percakapan Telepon Salah Sambung, Siapa Saja Yang Bertugas Menangani Telepon, Tata Cara Menangani Telpon Masuk dan Keluar1. Respon untuk Incoming Calls Menerima Panggilan Telpon2. Outgoing Calls Melakukan panggilan

cara menerima telepon yang baik di hotel